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会社設立に必要な書類一覧

会社を設立する際に、どんな書類を集めたらいいのか分からない方は多いですよね。

会社設立をスムーズに行うには、どんな書類が必要なのか、どんな項目を記載する必要があるのかをあらかじめ把握しておくことが重要です。

会社設立を行う際に必要となる書類や記載内容は、どのようなものなのでしょうか?

この記事では、会社設立の手続きを行う上で必要書類一覧とそれぞれの書類について解説していきます。

法人用印鑑は事前に用意するべき!

法人用印鑑は、必ず事前に用意する必要があります。

会社を設立するにあたって、登記をする際に代表者の届け出の義務があるのはもちろんですが、その後の会社運営時にも、押印の必要がある書類などがあるので非常に重要なものです。

法律上は、「会社実印」と呼ばれる印鑑だけで、基本的に問題ないのですが、紛失した場合などに備えて下記の4種類を用意することをおすすめします。

  • 会社実印(代表社印、丸印)
  • 銀行印
  • 社印(認印、角印)
  • ゴム印

契約書に押印する際には、代表社印、認印なども利用しますが、印鑑によってその効力に差が出るということはありません。

そのため、会社の代表者印であっても、認印であっても、契約書自体の効力は同様です。

ただ、4つの印鑑の使用用途は、若干異なっていて、書類に応じてどの印鑑を使うの異なってしまうため、注意が必要です。

会社実印(代表社印、丸印):会社の正式な印鑑

会社実印とは、登記申請書に押印する代表取締役が登記所に届け出る印鑑にもなります。

会社実印は、会社設立後に印鑑証明書の交付を受けると、この印鑑が証明書に載ることになります。

代表印の大きさは、一般的には直径18mmの丸印が使用されていて、1辺の長さが1cmを超えて、3cm以内の正方形に収まるもののことと定められています。

代表者が交替した場合には、代表印を取り替えることも重要ですが、基本には替える必要はほとんどありません。また、代表取締役を置いていない会社では、それぞれの取締役が会社を代表しているため、そのうち1名の代表者印を届け出れば問題ありません。

銀行印:銀行口座開設用。手形、小切手にも使う

銀行印はその名の通り、銀行の口座を開設する際に必要となる印鑑のことです。

銀行取引の際に使用することができ、代表者印でも代替することが可能ですが、盗難や紛失の場合に備えて銀行取引専用の印鑑を作った方が良いでしょう。

銀行印には、代表者印のようなサイズの制限は特にありませんが、代表者印と区別するためにも、代表者印より、ひと回り小さいものを作成すると良いかもしれません。

社印(認印、角印):領収書、請求書、見積書など実務に使う

角印とは、日常の業務の中で使われている印鑑のことです。

日常の業務というと、請求書や領収書の発行などがあります。必ずしも会社を設立する際に作成する必要はありませんが、むやみに代表者印を作成してしまうと、悪用されてしまう可能性も十分にあります。

そういった悪用される可能性も加味して、日常業務使いの印鑑を作っておくと非常に便利です。

一般的に社印は、正式な会社名が彫られた四角い印鑑で、別名を「角印」と言われています。

社印にはサイズ制限がないので、どんなサイズ感であっても問題ありません。

ゴム印:契約書などで会社情報を書く手間を省くのに使う

ゴム印は、印鑑としての機能を果たすものでもありますが、書類の署名欄にサインをする代わりに使用したり、封筒の差出人欄に使用したりと、汎用的に使うことができるため、用意しておくと非常に便利です。

一般的に、会社名や本店所在地、代表者名、電話番号、FAX番号が彫られています。社印の中には、それぞれが分離して使うことができるものもあり、組み替えて使用することも可能です。

横書きと縦書きの両方を準備しておくことで、横型や縦型など、押印が必要な書面の形式を問うことなく利用することが出来るのです。

代表取締役がおらず、取締役が複数名いる場合には、法務局に代表者印を提出した方の名前と肩書きを彫ることになりました。

定款の認証に必要な書類(公証人役場に提出する書類)

会社を設立する際には、「定款」の作成が必要になります。

そもそも定款とは、会社の設立時に発起人全員の同意のもとで定める、会社の根本原則のことです。定款には、様々な会社の事業内容や商号、住所といった基本的な情報に加えて、会社の指標となる様々な規則を記載します。

この定款の認証を受けるためには、以下のものが必要になります。

  • 定款3部(発起人の個人印鑑で割り印)
  • 発起人全員の印鑑証明書
  • 委任状(発起人全員で行けない場合、行けない発起人の委任状)
  • 発起人の実印
  • 身分証

代理人が定款の認証を行う場合には、上記に加えて代理人本人であることが分かる身分証明書や、委任状が必要になります。委任状の書式については、本店所在地の管轄内にある各公証役場のホームページのサンプルを参考にするようにしましょう。

定款認証にかかる手数料としては、大体以下の金額を負担せねばなりません。

  • 公証人への手数料5万円
  • 収入印紙4万円
  • 定款謄本作成のための手数料約2,000円

認証だけで、約92,000円も負担しなければならないのです。

電子定款の場合は収入印紙の4万円が不要になるので、コストを低く抑えたい方には電子定款がおすすめです。

また、株式会社ではなく、合同会社として設立する場合には認証が不要であるため、公証役場手数料はかかりません。

ただ、定款を紙で作成する場合は、印紙代が4万円かかってしまうことは覚えておかなくてはなりません。もし、会社設立後に税務調査が入って、紙で作成した定款に収入印紙が貼られていなかった場合、税金が重くなってしまうので注意が必要です。

株式会社の登記に必要な書類(すべてA4用紙)

事前の準備、申請が完了したところで、登記に関するステップに入っていきます。

ここでは、株式会社の設立に必要な書類について解説します。

  • 登記申請書
  • 登録免許税納付書用台紙
  • 認証済み定款
  • 発起人の決定書
  • 取締役の就任承諾書
  • 代表取締役の就任承諾書
  • 監査役の就任承諾書
  • 取締役の印鑑証明書
  • 払込証明書+資本金の振り込みを証明する書類
  • 印鑑届出書
  • 登記すべきことを保存したCD-RまたはフロッピーディスクまたはOCR用申請用紙

登記申請書

登記申請書は法務省のホームページにあります。記載の仕方が分からない方も、記載例があるので、ホームページから作成できるようにしましょう。

登録免許税納付書用台紙(登記免許税分の収入印紙15万円分)

登録免許税は、15万円を下限として、資本金額×0.7%です。

郵便局に行って、登録免許税分の収入印紙を購入して、A4サイズのコピー用紙の真ん中に貼り付けます。

認証済み定款

先ほどの定款認証のところで作成した、定款3部のうち、定款1部を提出します。

発起人の決定書(発起人全員の押印)

発起人の決定書は、定款で本店所在地の詳細を記載していない場合(東京都千代田区、など)に必要です。

「代取を株主総会で選定する」と記載がされている場合には、発起人の決定書で誰が代表取締役なのか決める必要があるので気をつけましょう。

取締役の就任承諾書

取締役の就任承諾書は、その名の通りで、「取締役に就任した」ということを証明するための書類です。こちらもインターネット上で取得することができるので、確認してみてください。

代表取締役の就任承諾書

取締役が代表のみの場合、つまり取締役と代表取締役の役割が分かれている場合のみ用意しましょう。書き方は、取締役の就任承諾書とほぼ同様です。

監査役の就任承諾書

監査役の就任承諾書は、監査役を設置する場合のみ必要になります。こちらも上記の取締役・代表取締役の就任承諾書と同様の形式で記入します。

取締役の印鑑証明書(全員分、発行後3か月以内)

印鑑証明書は、取締役会を設置している場合に、代表取締役の印鑑証明書のみ発行しなければなりません。取締役が複数にいる場合は、取締役の全員分の印鑑証明書を発行から3ヶ月以内に提出しなければなりません。

払込証明書+資本金の振り込みを証明する書類

払込証明書は資本金の振込を証明するための書類です。資本金振込をした後に発行した、通帳の記帳欄、表紙、個人情報欄をコピーしたものに表紙をつけて製本します。

各見開きページの綴り部分に実印をすることも忘れないようにしましょう。

印鑑届出書

印鑑届出書は、先ほど用意した法人実印の届け出をするために必要な書類です。

法務局のホームページから、PDFをダウンロードすることができるので、テンプレートに記入していくようにしましょう。

登記すべきことを保存したCD-RまたはフロッピーディスクまたはOCR用申請用紙

これらの書類は、すべて紙に記入して作成することも可能ですが、用紙を法務局まですべて取りに行かなければいけないのは、非常に面倒ですよね。

実は、これらの書類は、法務局のホームページから作成例をダウンロードすることで作成していきます。また、保存先のCD-RやFDの規格や記載方法が細く定められているので、事前に法務省のホームページで確認しておくようにしましょう。

その他書類

基本的には、上記の書類があれば、問題なく会社設立をすることが可能ですが、現物出資の場合には調査報告書、財産引継書、資本金の額を計上しなければならないので注意が必要です。

合同会社の登記に必要な書類

合同会社の設立に必要な書類と、株式会社の設立に必要な書類は異なります。

合同会社設立のための登記申請書類としては、株式会社の設立の場合と比べてかなり少ないです。具体的には、以下のようなものが挙げられます。

  • 合同会社設立登記申請書
  • 登録免許税の収入印紙を貼付した台紙
  • 定款
  • 代表社員、本店所在地及び資本金を決定したことを証明する書面
  • 代書社員の就任承諾書
  • 印鑑証明書
  • 払込証明書
  • 資本金の額の計上に関する代表社員の証明書
  • 委任状(代理人が申請をする場合のみ必要)

基本的に、記載方法は株式会社の時と同様なので、先に述べた方法で記述してもらえれば、問題ありません。合同会社の設立を考えている方は、参考にしてみてください。

税務署に提出する書類

登記に必要な書類が提出できたら、税務署に提出するための次の書類を作成します。

  • 法人設立届出書
  • 給与支払事務所等の開設届出書
  • 青色申告の承認申請書
  • 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書
  • 棚卸資産の評価方法の届出書
  • 減価償却資産の償却方法の届出書

税金は会社を運営していく上で非常に重要な要素なので、提出書類を必ず忘れないようにしましょう。

法人設立届出書

法人設立届出書は、設立した会社の概要を税務署に届けるための書類です。

この届出書は、代表者氏名のほか、住所や事業目的や事業開始年月日などを記入し、設立日から2か月以内に、本店所在地を管轄する税務署に提出しなければなりません。

また、添付書類として、以下の4つの書類も同時に提出する必要もあるあので、覚えておきましょう。

  • 定款の写し
  • 履歴事項全部証明書(会社謄本)
  • 設立時貸借対照表
  • 株主名簿

設立時の貸借対照表については、特に国税庁から雛形が提示されていないために、任意の書式での提出が必要になります。

法人設立届出書類を1番上にして、その他の添付書類を記載がある通りに並べて提出します。

給与支払事務所等の開設届出書

給与支払事務所等の解説届出書類は、法人として従業員に給与を払う必要がある時に必要な書類になります。提出期限は会社の設立から1ヶ月以内となっています。

青色申告の承認申請書

青色申告の承認申請書とは、法人として青色申告で法人税を納めるために事前に準備が必要な書類のことです。

申告をする時に、提出する帳簿の書類などを記入します。

法人税の申告には、青色申告の他にも事務負担の軽い「白色申告」もありますが、欠損金の繰越控除制度など、節税面でメリットが非常に大きいのが青色申告となっています。

源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書を税務署に提出することで毎月10日までに必ず納めないといけない源泉所得税を年2回にすることができます。

年2回になったことで金額は変わりませんが、手間を減らすことができます。

この源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書が適用されるのは給与を支払う人数が常時9名以下の会社です。提出はなくとも構いませんが、事務処理が楽になりますので9名以下の会社であればご検討ください。

棚卸資産の評価方法の届出書

棚卸資産の評価方法の届出書とは、個別法、先入先出法・最終仕入原価法などの評価方法や、原価法なのか低価法なのか、どの方法で棚卸資産を評価するのか届け出をするための書類です。

提出期限は最初の確定申告の提出期限となっていますが、未提出の場合は「最終仕入原価法」で評価を行うものとして処理されます。

減価償却資産の償却方法の届出書

減価償却資産の償却方法の届出書とは、減価償却資産の償却方法を定額法と定率法のどちらで行うかを届け出るための書類です。

提出期限は最初の確定申告の提出期限となっていますが、未提出の場合は定められた方法で償却を行うものとして処理されます。

都道府県または市町村に提出する書類

地方税関連の手続きは、都道府県または市町村に対して行います。

  • 法人設立の届出
  • 定款の写し
  • 履歴事項証明書(会社謄本)

都道府県の場合は、税務事務所の「法人事業課(住民税課)」、市町村の場合は、役場の法人住民税にそれぞれ提出します。

提出期限の定めは色々ありますが、各自治体によってかなり異なるために、注意が必要です。

労働基準監督署に提出する書類

会社として従業員を雇うのであれば、必ず必要になるものが、この労働基準監督署に提出する書類です。

労働保険に関する届出は、雇用主であれば、絶対に出さなければいけないので、注意が必要です。具体的には、以下の2つの書類が挙げられます。

  • 労働保険 保険関係成立届
  • 労働保険 概算保険料申告書

この他、会社の登記謄本、従業員の賃金台帳が必要となるので、用意しておきましょう。

ただ、労働保険は、役員は加入することができないので、役員の賃金台帳はなくても問題ありません。

公共職業安定所(ハローワーク)に提出する書類

続いて、従業員が失業した時に出る失業手当のために必要な、雇用保険についてです。

雇用保険も従業員がいる場合は必ず提出しなくてはなりません。提出する書類は2種類があります。

  • 雇用保険 適用事業所設置届
  • 雇用保険 被保険者資格取得届

会社設立時に従業員を雇う場合は、設立日の翌日から10日以内、後から雇用することが決まった場合は、雇用した日から10日以内に提出することが必要です。

また、被保険者資格取得届の場合は、それぞれ人数分の届出が必要となります。

年金事務所に提出する書類

年金事務所に提出する書類は、従業員を雇う上で必須となります。

会社を設立したのであれば、法律によって社会保険に加入することが義務付けられています。会社を設立する場合は、年金事務所に設立から5日以内に提出しなくてはなりません。

  • 健康保険・厚生年金保険新規適用届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者(異動)届

未加入が発覚した場合は、最悪の場合、過去2年間を遡って、保険料を徴収される可能性もあるあるので、早めの申告が必要です。

まとめ

今回は、会社設立の際に必要となる書類に関してご紹介してきました。

会社設立をするためには、これだけたくさんの書類が必要になるので、開業を経験したことがない方であれば、非常に面倒に感じますよね。

これらの書類は、個人で対応することも可能ですが時間と手間を考えると、非常に面倒です。

これから事業をやっていくのであれば、事業計画や営業活動、販売活動の手法を考えるなど、業務的にやるべきことが非常にたくさんあります。

自分で処理するのが面倒だと感じるのであれば、税理士などの専門家に相談して時間を短縮してみましょう。

ご相談・ご質問など、お気軽にお問合わせください。