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電子定款とは?電子定款のメリット・作成方法から認証の流れまで

「電子定款って何?定款が紙要らずで出来るってホント?」
「電子定款にするとどんなメリットがあるの?やり方が知りたい!」
このような疑問を抱えている方はいませんか。

会社を設立する際には、必ず「定款」を作成しなければならないという規則があります。

定款を作成するには従来書面で必ず行わなくてはなりませんでしたが、平成19年からPCで電子文書によって定款の認証を受けることが出来るようになりました。

収入印紙代の4万円が不要になるため、通常よりもリーズナブルに定款認証が行えることもあって、非常に注目されている手法の1つです。

この記事では電子定款を作成したい方に向けて、電子定款とは何か、電子定款のやり方などについて詳しく解説していきます。

電子定款とは

定款は、会社の経営目的や基本的な決まり事などを示した書類のことを指します。 定款は記されている無いようによって法的な効力が大きく左右される内容も含まれていて、会社を設立する手続きをする際には必ず必要となる書類です。

以前は書面による定款のみ認められていましたが、平成18年からはPDF化された電子定款が認められるようになりました。

電子定款は、紙の定款作成時に必要な印紙がかからないため経費節約になるという大きなメリットがあります。

電子定款を行うための具体的なメリットとは?

電子定款を行うと、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

収入印紙代の4万円を節約することができる

定款を紙で印刷して提出する場合には、4万円ほどの収入印紙代が必要になります。 そもそも収入印紙とは、国庫の収入となる租税・手数料やその他の収納金の聴衆のために、財務省が発行する証票のことを指しています。

収紙税の納付や、許可申請の際の手数料、罰金、訴訟費用などの際に使われています。

一般的に収入印紙は、郵便局や法務局の他に「収入印紙売り捌所」の指定を受けたお店で購入することができます。

最低額面は1円~10万円までの合計31種類が存在しており、定款の際にはこのうち4万円分を収めることになります。

印紙税は課税文書を作成した人が、定められた金額の収入印紙を文書に貼り付けて、これに消印することによって納付されます。

電子定款を作る時に必要なもの

では次に電子定款を作る際には何が必要なのかについて、具体的に解説していきましょう。 電子定款を作成するためには、まず通常の定款と同様にあなた自身が作ったものであるという証明が必要となります。

それを承認するプロセスとして電子証明書が必要となるため、電子定款作成時に必要なものについて詳しくチェックしていきましょう。

マイナンバーカード(個人番号カード)

前までは住民基本台帳カードが必要でしたが、マイナンバー制度の開始によって住民基本台帳カードが廃止されたため、現在の手続きではマイナンバーカードを利用する必要があります。

マイナンバーカードの交付申請に関しては、郵便やパソコン、スマートフォンによる申請が可能になります。

マイナンバーカードの申し込みから発行まではだいたい2ヶ月くらいかかる可能性もあるため、電子定款の申請を考えている場合は、早めに申請をすませると良いかもしれません。

電子証明書

マイナンバーカードには「電子証明書」が標準で搭載されています。

電子証明書の利用には手続きが必要になるため、マイナンバーカードと印鑑を持って住民票の住所で記載されている自治体の窓口を訪ねましょう。

ICカードリーダライタ(購入費用5000円程度)

マイナンバーカードを読み込むためにICカードリーダライタが必要となります。

ただ、どのICカードリーダでも良いわけではありません。

マイナンバーカードに対応しているICカードリーダライタが必要となるため、注意が必要です。

電子定款の作り方と認証の流れ

電子定款がどんなものか理解でき、準備が整った方は実際に電子定款を作っていきましょう。

ここでは、実際に電子定款を作る際の作り方と認証などの一連の流れを解説していきます。

1.定款を作成

この作業は電子定款も書面での定款もほぼ同じような工程でワープロソフトで内容を簡単に作成することができます。

2.電子定款に変換(PDFファイルに変換)

電子定款に変換する前に、気をつけたいのは、作成した内容が法律的に問題ないかどうかについてです。 定款の内容は、事前に公証役場や法務局で確認してもらう必要があり、ここで間違っていると修正しなければならないため、非常に面倒です。

1度出してもう一度書き直しということにならないように、必ず定款内容をチェックしておきましょう。

定款の無いように問題ないことが確認できたら、wordやgoogleドキュメントなどで作成されたデータをPDFデータに変換します。

wordなどのデータをPDFデータに変換した経験がある方は、この工程くらい簡単に行えそうだと考えるかもしれません。

しかし、電子定款にするためには、清書した定款を電子署名することが可能なPDF作成ソフトを使ってPDFに変換しなくてはなりません。

adobe社が開発した『adobe acrobat』なら、電子定款も作成することが可能ですが、無料で使うことは出来ないため注意が必要です。

他にも複合的なソフトは色々と開発されていますが、『adobe acrobat』では機能の説明や電子署名の入れ方が解説されているため非常におすすめです。

3.個人番号カードの取得

電子署名を付けるために必要なのが電子証明書の認証であるため、電子証明書付きのマイナンバーカードが必要不可欠です。 以前までは『住民基本台帳カードが』電子証明書の申請に必要でした。

しかし『住民基本台帳カード』はマイナンバー制度の開始に伴い、新規の発行が終了しています。

新規に発行する場合はマイナンバーカードの発行が必要となりますので、必ず事前に用意しておくようにしましょう。

4.ICカードリーダライタで電子証明書を読み込む

電子証明書は取得後に、マイナンバーカードのチップに保管されています。 電子証明書を利用するためには、カードのチップを読み込む必要があります。

読み込みに必要なのがICカードリーダライタという機器で、マイナンバーカードの読み取りが可能なものと不可能なものが存在します。

公的個人認証サービスのポータルサイトに記載があるためチェックしておきましょう。

5.電子署名プラグインソフトで定款(PDF)に署名

読みだした内容を、PDFデータに付け加えるために必要なソフトが法務省のページから無料でダウンロードできます。

このソフトを使って電子定款のPDFデータに付け加え、ようやく電子定款が完了します。

慣れていない場合は、かなり面倒な作業になるので、ある程度工数がかかってしまうことは理解しておく必要があります。

また、電子定款の作成には、使わない可能性の高いソフトや機器を購入する費用が発生するため、注意が必要です。

6.電子定款の認証手続き

最後に電子定款の認証手続きを行って全ての作業が完了します。

作成した電子定款が正しいということを公的機関で証明する必要があるため、法務省オンライン申請システムで承認作業を行います。

サイトを利用するためには、まずは利用者情報の登録が必要であるため、サイトへの登録をあらかじめ済ませておくといいでしょう。

申請後にはサイトから申請用のソフトをダウンロードしておきます。

ソフトによって電子定款を送信することもできるため、覚えておきましょう。

7.公証役場に行き定款を受け取り設立登記

電子定款の提出が完了したら、直接公証役場まで行って定款のデータを受け取りに行かなければなりません。 この時に公証役場に行く際には電話で予約が必要になってしまう点にも注意しておきましょう。

なお、定款を受け取る際には以下の6つの持ち物が必要となるため、あらかじめ準備しておきましょう。

  • USBメモリ
  • 定款をプリントアウトしたもの
  • 発起人の印鑑証明書
  • 電子署名した発起人以外の委任状
  • 認証手数料など(約5万円)
  • 印鑑

電子定款は本当に安く済むの?

電子定款のメリットが収入印紙代の削減であるということは先に述べました。 しかし、実際にはICカードリーダライタや、PDFなどの編集ができるソフトが必要となるため費用は紙定款とそれほど変わらないと言われています。

ソフトを持っていない場合は電子定款作成を専門の業者に代行してもらうことも出来ます。

膨大な時間がかかってしまう

ソフトやICカードリーダライタなどを用意するお金がかかってしまうのも、非常に大きなデメリットではあります。 しかし、それ以上に作成するのが初めての方の場合は、作成に膨大な時間がかかってしまうというデメリットがあります。

会社を設立する際には、他にも資金調達やビジネスモデルなどの経営に関するタスクになるべく多くの時間を割く必要があります。

それにも関わらず、電子定款を自分で行なってしまったことによって、膨大な時間がかかってしまっているようでは本末転倒です。

なるべく時間を節約したい!と考えている忙しい起業家の方なら、なおさら自分自身で電子定款を行うことはおすすめしません。

税理士に依頼すると自分でやるよりも安く会社を作れる

電子定款によって直接節約することができる印紙代4万円は作成に要する時間や手間・費用などを考慮すると「1から10まで全て自分で行う」というのは、あまり効率的ではありません。 それを考えると、定款の内容を自分自身で作成してから電子定款に変換する作業だけを専門家に依頼する方が遥かに賢明であると言えます。

税理士法人では、電子定款への変換だけではなく、比較的安価にアドバイスを行なっているところもあります。

4万円以下でサービスを行なってくれるところお非常に多いため、コストや手間を考えて何が1番料金を安く抑えることができるのか、しっかり考えておくようにしましょう。

電子定款まとめ

今回は電子定款について、概念そのものや電子定款の申し込み手順などについて詳しく解説してきました。 電子定款を行うことによって、収入印紙代の4万円の負担を無くすことができるという大きなメリットはあります。

しかし、実際にはICカードリーダライタや電子署名を挿入できるソフトが必要だったりと、非常に様々な手間がかかってしまいがちです。

その点、電子定款を専門業者に依頼したり、税理士に依頼したりすることで、作業にかかる面倒な工数や時間を大きく節約することにもつながります。

もちろん、電子定款を自分で行うこと自体は不可能ではありません。

ただ、創業の大事な時期に変に事務作業に時間をかけるよりは、専門の業者や税理士などにお願いすることの方が遥かに良いです。

これから電子定款を行おうと考えている方は、ぜひ電子定款を他の人に委託することを検討してみてくださいね。

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