働き方改革が浸透してくることで、多くのサラリーマンが副業をはじめています。また、収入が上がってきて事業に継続性があらわれると、プライベートカンパニーを設立する動きも増加傾向です。そのため、自宅だけでは業務が対応できず、レンタルオフィス、シェアオフィスなどの利用も増え続けているのです。
「でも、どんな設備があるのかわからないし、シェアオフィスって本当に使えるの？」
「見ず知らずの他人とデスクを並べて仕事するのはちょっと抵抗がある」
いろんな疑問や不安が出てきます。
今回は、レンタルオフィスやシェアオフィスのメリット・デメリットなどを紹介していき、どのような職種に向いているのか？本当に使えるのかなどを検証していきます。
シェアオフィス、レンタルオフィスを徹底検証してみた
シャアオフィス、レンタルオフィスとはどんなものなのか、そしてバーチャルオフィスというのも聞くけど、よくわからない、この項目では、そんな疑問にお答えします。
シェアオフィスとは？
シェアという言葉から連想できますように、複数人と同じスペースを共有して使用するオフィスです。事務所をシェアして、他の会社とデスクを並べて仕事するタイプや、パーテーションで仕切られたスペースを作り、一人や数人で利用することもあります。シェアオフィスによってサービス内容が若干違いますので、利用時には確認が必要です。設備や事務用品などもリースできます。
今さら聞けない！レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスは、什器備品がそろっている事務所をレンタルして利用できます。ノートパソコン、書類だけを持って事務所開業が実現します。また、シェアオフィスと違って個室になっているので、プライベート空間があります。レンタルオフィスの場合は、事務所だけを借りることはできるのですが、会議室などを別に用意している場合と、会議スペースがない場合もあります。これも利用時に確認しておくことが必要です。
バーチャルオフィスも気になる？
バーチャルオフィスとは、住所や電話番号だけをレンタルできるサービスとなるので、「レンタルオフィス」「シェアオフィス」と比べると安いことが多いです。
バーチャルオフィスのメリットは、レンタルできる住所や電話番号と言った所在地を、法人として登記できるとことです。審査は厳しくなりますが、銀行口座開設も可能です。ネット販売などは特定商取引法といった消費者を守る規制があるのですが、このネット販売事業を始めるためにホームページで公開される住所にもバーチャルオフィスのレンタル住所が使えます。
起業しようと思う際に、まずバーチャルオフィスから始めてみることもできるのです。有料になる場合もありますが、電話転送、郵便物転送なども利用可能です。
シェアオフィス、レンタルオフィスなどのメリット・デメリット
シェアオフィス、レンタルオフィスのメリットからご説明していきましょう。
シェアオフィスのメリット
起業にかかる費用が抑えられるのがシェアオフィスのメリットです。事務所を借りようと思ったら、住居用の部屋ではなく、事務所用の部屋を借りる必要があります。住居よりも仕様がちがうことと、便利な場所にあることが特徴として挙げられます。当然、賃料も高めです。
東京都内ですと、２０㎡程度でも、１か月の賃料が十数万円ほどします。賃料だけでもかなりの出費となります。事務所だけ賃貸できても、机、パソコンなどの什器備品、コピー複合機のリース契約も必要です。月々のコストが膨大にかかってきます。
このため、売上・収益が確定していないスタートアップ企業には、かなりの負担です。しかし、シェアオフィスなら、仕事に必要なデスク、事務用機器、備品なども契約者と共同で利用できるので、すべて一人で契約するよりかなりコストカットができます。
レンタルオフィスのメリット
家具付きのオフィスが手に入るところです。一部屋をシェアするということはなく、個室で業務ができるので、プライベート空間が持てます。様々な備品などもそろっていますので、すぐに開業することができるのがメリットでしょう。またプライベート空間が必要な業種などは、レンタルオフィスを活用したほうが、月々の費用は少し高めですが、初期費用を抑えることができます。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスの項目でも説明しましたが、レンタルした住所を所在地として法人登記できる点です。バーチャルオフィスが提供する住所を登録できますから、オフィスの住所を選べるわけです。
たとえば、東京都の港区にオフィスを構えたいと考えたとき、事務所を賃貸契約して、什器備品をそろえてとなると高額の資金が必要です。でも、東京都港区のバーチャルオフィスと契約すれば、契約成立時点で港区に所在するオフィスを持つことができます。所在地というのは、信用される条件の一つとなりますの。低料金で自分が持ちたいところにオフィスが構えられることは、初期費用をかけたくない経営者にとっては大きなメリットです。
3形態のオフィス、共通のメリットからわかること
シェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィス、３つのオフィスに共通するメリットとして、下記の項目が挙げられます。
- 低資金でオフィスを持てる
- 月々のランニングコストを抑えることができる
- 法人化するとき、開業に伴う事務作業を簡素化できる
このように、お金、事務処理面などでもかなり節約することができるのです。
賃貸借契約を締結して、一から什器備品をそろえて事務所を構えるのが通常のやり方とします。このやり方と、３つのオフィスと契約して開業するのでは、月々でも１０万程度、初期費用では百万円程度のコストカットが図れます。
浮いた資金を設備投資、人件費などへ投下することも可能です。
シェアオフィスのデメリット
シェアという言葉から、オフィススペース、デスク、PCなども共有することになります。これがメリットにもデメリットにも作用してしまうので、気を付けなければいけません。
例えば、機密書類、PCに保管しているデータなどが、ちょっと席を外したときなど第三者へみられることもあります。
作業を集中したいときでも、インターネット回線も共有しますから、通信速度が遅くなる可能性もあるでしょう。またほかの利用者などの会話、物音が気になり作業に集中できないこともあります。
レンタルオフィスのデメリット
事務所だけでなく、什器備品もすべてそろっていますので、その分レンタル費用は高くなります。
月々のランニングコストが高くなるということが、第一にあげられるデメリットです。事務所スペースに関してはプライバシーが守られますが、来客があった時などは応接スペースがないため、社外秘の打ち合わせなどがやりにくいことがあります。
バーチャルオフィスのデメリット
簡単に希望所在地のオフィスが持てるというメリットが、デメリットに働くこともあります。中には、違法な商売を行う事業者も存在します。詐欺グループなどに利用された過去があると、その住所の信用度が落ちてしまいます。
どうしてそのような詐欺グループにバーチャルオフィスを提供してしまうのか、それは契約時の審査が甘いということが考えられます。
契約する際には、違法な運営方法をとっているバーチャルオフィスでないかを十分確認して下さい。
シェアオフィス、レンタルオフィスを効果的に活用するためには
メリット・デメリットについてご説明してきたところで、ここではシェアオフィス、レンタルオフィス、バーチャルオフィスのメリットを最大限享受できる活用方法について説明します。
シェアオフィス、レンタルオフィスを使いこなすコツ
コツを見つけるためのヒントはデメリットの中にあります。デメリットについておさらしてみると、
- プライバシーが守られずに、情報漏洩の危険性がある
- 打ち合わせのスペースなどがとりにくい
- 簡単に法人登記できるが、あらかじめ住所を調査する必要がある。
調査には新たな費用も掛かるかもしれないうえ、書類・データの管理には十分注意しなければいけません。しかし、初期費用が抑えられる、月々の賃料も押させることもできるとことは見逃せません。
その抑えられた費用で、専門家のアドバイスを受ける料金にあてることもできるのが、このシェアオフィスやレンタルオフィスを使うことの最大のメリットと言えます。
専門家（税理士）のアドバイスをうけてみる
会社経営は、数字に強くならなくてはいけません。また、決算書などの財務データを読む力も必要ですが、知識を身に着ける時間、またじっくり財務データを把握することは難しいのではないでしょうか。個人事業主は、一人で営業、総務的な事務作業もこなすことになります。
専門家に依頼することで大幅なコストカットにつながった事例は多くあります。
税理士は経営コンサルティングのプロ
税理士への依頼方法もいろいろあり、年１回決算時だけの契約もあるのですが、個人で始める事業ほど、月々、顧問料を支払って、コンサルタントとして税理士へ依頼することをお勧めします。費用は、年１回の決算料より少しかかりますが、節税対策、適切な事業計画の立て方をサポートしてもらえ、取引先、金融機関からの信用も得ることできスムーズな資金調達が行えるようになります。
会社の規模が大きくなれば経理・財務部門を設置することもできますが、個人からスタートアップした企業ならば、社外の財務部門ということで税理士との顧問契約を結んでみてはいかがでしょうか。
